Mit kell tudnia egy e-számlázónak?

Egyre nagyobb teret nyer az e-számla a gazdasági területen. Az e-számlázás megjelenése sajnos korántsem volt zökkenő mentes, voltak vállalkozások, akik nem akarták befogadni, pedig minden törvényi előírásnak megfeleltek már akkor az e-számlák is. A könyvelők mindenféle kifogásokkal és több oldalas jogi szövegekkel próbálták kimagyarázni, hogy miért is nem lehet befogadni az e-számlázó programmal kiállított számlákat.

Vegyük sorra, hogy egy e-számlázó szoftvernek mit is kell tudni, pontosabban milyen feltételeknek kell megfelelnie:

1. az e-számlának minden jogszabálynak meg kell felelnie, tehát folyamatosan figyelnie kell a fejlesztőknek a jogszabály változásokra, azokat pedig folyamatosan be kell építeniük a számlázó programba.
2. Fontos, hogy a kibocsátott számlák minden számítógépen egyformán olvashatóak legyenek, tehát egy egységes formátumot állítanak elő a számlázó programok, tehát minden kiállított számla PDF formátumú.
3. A kibocsátott számlát mind a kiállítónak, mind pedig a befogadónak egyaránt elektronikusan kell őriznie.
4. Fontos tudni való, hogy esetleges ellenőrzés során a PDF formátumú számlát át kell nyújtani az adóhivatalnak, ezért fontos az elektronikus tárolás, bizonyos e-számlázó programok a NAV ellenőrzéshez szükséges XML fájlt is csatolják a számlához.
5. A számlák őrzése többféle módon lehetséges (az őrzésre nincs komolyabb előírás):

1. 1. saját számítógépen,
   2. külső merevlemezen (HDD),
   3. CD-re írva,
   4. pendrájvon,
   5. levelezőrendszerben (email melléklet)
   6. vagy bármilyen felhő alapú tárolóhelyen (Dropbox, Google Drive, stb.)

Bizonyos számlázó programok a saját szervereiken is tárolják a számlákat a kiállítónak a fiókjában, ezért a számla, vagy a fiók törléséig bármikor újra visszakereshető és lekérhető.

A jogszabályok nem írják elő, hogy az e-számlának kellene tartalmaznia a digitális aláírást, illetve időbélyegzőt, de vannak olyan e-számla kibocsátó szoftverek amik automatikusan ráteszik ezeket a számlára. A digitális aláírás és időpecsét a leghatékonyabb módja a számla hitelességének az igazolására.

Érdemes azt tudni, hogy míg a papír alapú számlát kinyomtatva, papír alapon kell tárolni, az e-számlát digitális fájlként kell tárolni. A könyvelés során semmiben nem különbözik az e.számla mint a papíralapú számla befogadása, csak a tárolás módja más.

Ha még mindig bizonytalanok vagyunk az e-számlával kapcsolatban, akkor érdemes ingyenes verziót választani és próbálgatni az e-számlázót.